STELLENBESCHREIBUNG BACK OFFICE & ASSISTENZ VEREINSMANAGEMENT

BACK OFFICE & ASSISTENZ VEREINSMANAGEMENT (m/w)

// Zunächst befristet auf ein Jahr //
Halbtags (20-Stunden-Woche) in Festanstellung oder auf freier Basis.

VEREIN ZUR FÖRDERUNG DER POPKULTUR E.V.

Seit 2016 vergibt der Verein zur Förderung der Popkultur e.V. jährlich den "Preis für Popkultur". Der Preis wird von einer Jury aus allen Teilen der Branche für herausragende Verdienste und Leistungen in verschiedenen Bereichen der Popkultur verliehen. Die Jury setzt sich aus den Mitgliedern des Vereins zur Förderung der Popkultur zusammen. Über die Verleihung des Preises hinaus versteht sich der Verein zur Förderung der Popkultur als Schnittstelle und Förderverein für innovative popkulturelle Projekte.

Der Verein zur Förderung der Popkultur e.V. sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine_n Assistent_in im Vereinsmanagement am Standort Berlin. Zu Ihren Aufgabenbereichen gehören die Vor- und Nachbereitung der Vorstandssitzungen, die Kommunikation mit unserem breiten Mitgliederstamm aus allen Teilen der Musikbranche, die Pflege der Vereins-Webseite und unseres Votingtools sowie verschiedene Aufgaben in der Administration und Buchführung. Die Stelle ist zunächst auf ein Jahr und 20 Wochenarbeitsstunden befristet. Sie kann wahlweise in Festanstellung oder auf selbstständiger Basis ausgeübt werden. Sie berichten an den Vorstand des Vereins für Popkultur.

AUFGABENBEREICHE:

*Vorbereitung Vorstandssitzungen:
-Terminkoordination
-Vorbereitung: Agenda
-Nachbereitung: Protokoll & To Dos anschieben

*gesamte Mitgliederkommunikation:
-Bestätigung / Ablehnung Mitgliedsanträge
-Vergabe Mitgliedsnummer & ggf. Login Website
-Erstellung & Aussand Beitragsrechnung
-Buchhaltung Mitgliedsbeiträge (Überwachung Zahlungseingänge, Payment Alert, Führung und Pflege Rechnungsausgangsbuch)
-Pflege Mitgliederverteiler und Kartei
-Aussand Mailout und Newsletter
-Beantwortung sonstiger Anfragen (ggf. beim Vorstand zur Abstimmung reingeben)
-Betreuung Mitglieder während Nominierungs- & Votingphase sowie in Veranstaltungsphase (Anfragen, Probleme, Tickets etc.)

*Administration & Buchhaltung Verein:
-Post öffnen, sichten und verteilen
-Ablage und ggf. Aussand/Weiterleitung wichtiger Dokumente
-Pflege Rechnungseingangsbuch
-Überweisungen
-Rechnungen und Weiterbelastungen anweisen
-Infosheets erstellen und aktualisieren; ggf. Präsentationen
-Unterstützung bei Erstellung von Förderanträgen
-Ablage & Archivierung von Spender / Unterstützer Logos etc.

*Website & Votingtoolpflege:
-Einpflegen von News und weiterem Content auf Website
-allg. Website Pflege (Logos etc.)
-Pflege & Redaktion Votingtool

*Veranstaltungen:
-Organisation, Unterstützung bei Durchführung sowie Vor- und Nachbereitung Mitgliederversammlung
-Organisation von Workshops oder sonstigen Veranstaltungen im Bereich der Vereinsarbeit
- Organisation, Unterstützung bei Durchführung sowie Vor- und Nachbereitung von Pressekonferenzen und der Preisverleihung

*Sonstiges:
-Social Media Profile pflegen
-Koordination Help & Support Anfragen
-Betreuung redaktioneller Helfer während Nominierungs- und Votingphase


IHR PROFIL:
-Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung (o.ä.) sowie Erfahrung als Assistent_in in ähnlicher Position, idealerweise im Bereich der Musikwirtschaft
-Kenntnis der entsprechenden Abläufe und Zusammenhänge
Sicherer Umgang mit den Programmen des MS-Office-Pakets, gängigen Social-Media-Anwendungen, den üblichen Präsentationstools sowie eine schnelle Auffassungsgabe bei neuen EDV-Anwendungen
-Stilsicherer Schreib- und Kommunikationsstil

Folgende Persönlichkeitsmerkmale erleichtern die Arbeit:
Sie lösen die Ihnen überlassenen Aufgaben gewissenhaft, selbstständig, fokussiert und strukturiert.
Sie verfügen über ein überdurchschnittliches Organisationstalent, sind in besonderen Situationen belastbar und arbeiten teamorientiert.
Um die Zufriedenheit der Vereinsmitglieder zu gewährleisten, stellen Sie deren Bedürfnisse in den Mittelpunkt .

Außerdem setzen wir eine Begeisterung für und bei der Arbeit mit Musik voraus. Der Verein für Popkultur setzt sich für Toleranz und ein gleichberechtigtes Miteinander aller Menschen ein, wir sind gegen Homophobie, Rassismus und Sexismus. Das erwarten wir auch von unseren Mitarbeitern.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbungsunterlagen, die Sie bitte digital unter folgender Adresse einreichen: info@preisfuerpopkultur.de

Bitte nennen Sie auch Ihren frühesten Eintrittstermin und Ihre Gehaltsvorstellungen.

Ihr
Verein zur Förderung der Popkultur e.V.